Secrétaire F/H

Réf. 972575 - publié le 30 septembre 2024

Informations générales

Missions

Siège de l'AP-HP vous propose une offre de stage dans les domaines Secrétariat - Assistanat, Assistant(e) commercial(e), Assistant(e) de direction, Assistant(e) de... à Paris.

Mission principale : 
Secrétariat pédagogique gestionnaire de scolarité :
Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants, participer à la préparation des instances et en assurer les comptes rendus ; participer à la préparation des commissions d'attribution de crédits ; suivre les conventions de stages...
Missions spécifiques :
- Accueil physique des intervenants, et des RDV de la Direction / équipe IFSI IFAS
- Gestion du courrier de l'institut (réception, tri, transmission, rédaction, suivi)
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et mails,
- Traitement et mise en forme de documents administratifs et pédagogiques,
- Organisation et suivi administratif des sélections : pour les filières IDE et AS
- Préparation des rentrées scolaires administratives
- Suivi des stagiaires : gestion des conventions extérieures, documents de stage
- Suivi du dossier scolaire et administratif par étudiant/élève (environ 130 dossiers), dont le suivi des apprenants avec des financements spécifiques 
- Saisie et édition des notes pour les passages de semestres et diplomations
- Gestion administrative de la diplomation par filière (dossiers par apprenant et transmission des informations aux tutelles)
- Transmission et suivi des statistiques/ dossiers règlementaires de l'activité des instituts aux différents demandeurs ARS, Région, AP-HP, CFDC, Université (sélection, diplomation, évolution des effectifs, agrément)
- Documentation des enquêtes ministérielles, régionales, institutionnelles,
- Gestion documentaire : selon la procédure archivage
- Reprographie de documents,
- Classement et archivage des documents,
- Instances : contribution à l'organisation selon le cadre règlementaire par l'envoi et le reprographie des documents aux membres, mise en forme et diffusion documents préparatoires et diffusion du compte-rendu.

Profil

SAVOIR FAIRE REQUIS
- Qualités rédactionnelles requises.
- Autonomie.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise parfaite des outils de communication (Intranet/Internet).
- Gestion des appels et des demandes téléphoniques.
- Excellentes capacités relationnelles (travail en équipe, initiative d'entraide )
- Distance relationnelle avec les étudiants et élèves.
- Capacités organisationnelles (organisation des tâches, classement et archivage...).
- Curiosité et perspectives professionnelles.
- Loyauté, discrétion

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Connaissance des logiciels informatiques spécifiques aux centres de formation : Concours et SAP CAMPUS

PRE-REQUIS
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), de communication (Intranet et Internet).

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Nom du recruteur : GWENDAL LE BARS