agent d'accueil administratif et commercial

Réf. 1187615 - publié le 20 décembre 2024

Informations générales

Missions

GROUPE VALLAT vous propose une offre d'emploi dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Administration et gestion d'entreprise, économie, Comptabilité,... à Annecy.

L'Agent d'accueil administratif et commercial a pour mission principale d’assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs du siège (clients, prospects, partenaires etc...), et de façon générale de s’assurer du bon fonctionnement du siège administratif. Ses fonctions seront complétées par des missions commerciales et d’administration des ventes dans un second temps.
Sous la responsabilité de la Directrice des opérations immobilières, les missions seront les suivantes (sans exhaustivité):
Tenue du siège 
* Ouverture et fermeture du siège (9-12h / 14h-18h) du lundi au vendredi
* Accueil physique et téléphonique de la clientèle et de toute autre personne interne ou externe au Groupe 
* Gestion du courrier postal/électronique (réception, dispatch) et des recommandés (suivi des envois/réception, scan etc...)
* Rédaction et mise en place des affiches vitrines de l’agence 
* Tenue de l’agence et des locaux du siège de manière générale, commande de fournitures à destination de l’ensemble des services présents au siège
* Maintenance et propreté du siège (gestion des contrats prestataires et suivi des interventions)

Gestion des ressources matérielles et informatiques
* Relais pour la gestion du parc informatique en support des équipes IT (prestataire externe)
* Suivi des lignes téléphoniques internes en relais avec le prestataire et des lignes mobiles
* Gestion du parc automobile dédié au pôle Promotion (6 véhicules à date)
* Gestion des ressources matérielles pour les Onboarding/Offboarding
* Approvisionnement des services (fournitures, café, thé, eau, papier etc...) et gestion des stocks

Suivi administratif et commercial des dossiers sur le Pôle Promotion (dans un 2ème temps et selon profil)
* Gestion du suivi administratif du service ADV  
* Création des présentations des programmes, des books de vente  
* Gestion et saisie des dossiers des lots à vendre sur le(s) logiciels métiers (NOMADIMMO, IMMOFACILE) 
* Mise à jour des autres bases de données et des documents à fournir aux équipes commerciales pour chacun des lots (via le Drive), tels que les grilles de prix et les trames de contrat de réservation 
* Connaissance des données commerciales pour chacun des programmes en vue de pouvoir répondre à quelconque interrogation des équipes commerciales 
* Transmission rapide des noms des clients aux promoteurs partenaires dont les programmes ont été présentés auxdits clients 
* Organisation et suivi de la signature des contrats de réservation et des actes authentiques pour chacun des lots des programmes VALLAT, classement des pièces justificatives 
* Etablissement des fiches de travail et des factures à chaque vente d’un lot 

Profil

Diplômes et Expérience
BTS Assistant direction, idéalement avec une expérience dans le domaine de la transaction et/ou promotion immobilière.
Compétences
* Maitrise des outils informatiques et bureautiques
* Maitrise de l’expression orale et écrite, techniques commerciales, grand sens de la relation client
* Une capacité d’adaptation rapide à des tâches variées et multiples

Personnalité
* Disponible, accueillant
* Excellente présentation
* Autonome, rigoureux, organisé et dynamique
* Bon relationnel avec l’ensemble des intervenants internes comme externes

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Nom du recruteur : Flatchr