agent(e) administratif(ve) h f cdi

Réf. 647461 - publié le 6 mai 2024

Informations générales

Missions

ARILE vous propose une offre d'emploi dans les domaines Services aux entreprises, Autres tertiaires à Villeneuve-Saint-Georges.

Accueil :
* Assurer l’accueil physique sur l’établissement
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service
* Préparer les salles de réunions pour tous les évènements (réunion, formation…)

Administratif :
* Gérer le courrier (réception, enregistrement, distribution…)
* Saisir et mettre en forme les différents courriers et les suivre
* Mettre à jour les tableaux de suivis de l’activité et service (tableau de bords, planning des synthèses, statistique…)
* Assure la remontée des indicateurs d’activité à la Direction et aux financeurs
* Participe à la mise en oeuvre et à l’amélioration en continu les documents internes en lien avec les procédures
* Rédiger les compte-rendu de réunion
* Préparer les dossiers des hébergés ainsi que les documents afférents à l’accueil, le renouvellement de la prise en charge et la sortie des jeunes.
* Assure le suivi et l’envoi des rapports de renouvellement
* Participe la réalisation du rapport d’activité
* Effectuer les déclarations auprès des autorités compétentes
* Suivre le stock de consommables et assurer son réapprovisionnement
* Assure l’archivage des dossiers dans les délais impartis
* Assure le suivi des baux des hébergements du service, et leur classement
* Assure le suivi et planifie les entretiens des véhicules de service.

Facturation et encaissement :
* Etablir les factures de participation et/ou de prestations internes,
* Génère la facturation aux autorités de tarification
* Assurer les encaissements des factures de participation et/ou de prestations internes
* Assurer le suivi des prestations internes
* Gérer les soldes de tout compte suite à la fin de prise en charge d’un hébergé
* Assurer le suivi du règlement des factures
* Gérer et contrôler la caisse du service
* Préparer les allocations des jeunes, et assurer le suivi des encaissements
* Vérifier et scanner les régies de l’équipe
* Scanner et enregistrer les factures selon les procédures en vigueur

Savoirs :
* Connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement d’une association
* Connaissance de la réglementation du secteur médico-social
* Capacité rédactionnelle
* Utilisation et maîtrise des outils informatiques : pack office, messagerie, internet, logiciel comptable
* Respecter les délais imposés par la hiérarchie.
* Sens de l’analyse et de la synthèse
* Capacité à prioriser les tâches, et répondre dans l’urgence
* Etre en mesure de détecter les anomalies et les risques

Savoirs-être
* Sens de l’organisation
* Faire preuve de méthodologie
* Rigueur
* Capacité d’adaptation
* Travail en équipe
* Autonomie
* Discrétion et diplomatie

Ces missions ne pas exclusives. La titulaire du poste pourra être amené à exercer des activités complémentaires afin d’assurer le bon fonctionnement de l’association.

Profil

* Titulaire d’un diplôme dans le secteur de l’administratif / la gestion ou la comptabilité
* Aptitude à travailler en équipe.
* Aisance rédactionnelle et relationnelle.
* Capacité à travailler en autonomie
* Maîtrise de l’outil informatique
* Permis de conduire exigé (véhicule de service mis à disposition).

Conditions :
* Rémunération selon CCN 66
* CDI – Temps plein à pourvoir dès que possible
* Cadre horaire :

o Travail du lundi au vendredi, avec intervention certains samedi possible
o 35 heures hebdomadaires, avec modulation du temps de travail
* Déplacements occasionnels

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Nom du recruteur : Flatchr