assistant de direction f/h - 0.2 etp

Réf. 865840 - publié le 27 août 2024

Informations générales

Missions

ADAPEI63 vous propose une offre d'emploi dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Administration et gestion d'entreprise, économie, Comptabilité,... à Saint-Jean-d'Heurs.

L'Adapei 63 recherche pour le Foyer Les Granges, à Saint-Jean-d’Heurs, un Assistant de Direction F/H, dans le cadre d'un CDI à Temps Partiel (0.2 ETP, soit 7 heures hebdomadaires).
Ce poste est à pourvoir exclusivement sur la journée du mercredi.
Au cœur d'une équipe pluridisciplinaire, vos missions principales seront les suivantes :
► Garantir l’accueil des personnes internes et externes à l’établissement :
o    Assurer l’accueil physique et téléphonique
o    Renseigner et orienter les personnes internes et externes  
o    Faciliter les liens entre l’établissement et les familles 
o    Transmettre les messages aux bons interlocuteurs et en évaluant l’urgence 
► Contribuer à la gestion administrative de l’établissement et assister les managers et directeurs :
o    Exécuter et participer à la coordination de tâches administratives de l’établissement : classement, archivage, comptes-rendus, courriers, gestion des commandes de fournitures administratives, tableaux, outils divers et administratif global
o    Assister l’équipe de direction dans la gestion de l’organisation administrative des activités de l’établissement : dossiers du personnel, dossiers des personnes accompagnées, tableau des astreintes, Préparation des feuilles de week-end, gestion du parc automobile,  
o    Participer à l’organisation des évènements de l’établissement  
o    Participer au déploiement de la politique QSSE et celle des Ressources Humaines  
o    Renseigner les différentes enquêtes (sous la responsabilité des cadres)  
o    Alerter les cadres sur d’éventuels dysfonctionnements 
o    Rédaction des documents réglementaires : projet d’établissement, livret d’accueil 
► Contribuer à la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées : 
o    Assurer la collecte, saisie et suivi des données dans le logiciel des personnes accompagnées Ogirys
o    Assurer le suivi des logiciels des listes d’attente et des usagers présents : via trajectoire, ROR, CPAM
o    Facturation des frais de séjour
o    Préparation et envoi des calendriers de sorties 
o    Tenue du registre des entrées et sorties 
Gestion administrative des contrats de séjour et avenants : relecture, envoi aux familles, suivi du retour de signature

Profil

Le profil que nous recherchons pour ce poste :
* Vous êtes impérativement titulaire d’un diplôme de niveau 4 (Bac / Brevet Professionnel)).
* Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques.
* Bienveillance, Sérieux, Rigueur, Organisation et Respect de la Confidentialité vous caractérisent

Ce poste est un CDI de 7 heures hebdomadaires à pourvoir exclusivement sur la journée du mercredi.

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Nom du recruteur : Flatchr