assistant de direction (h/f)

Réf. 616280 - publié le 16 avril 2024

Informations générales

Missions

Groupe Demeter vous propose une offre d'emploi dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Administration et gestion d'entreprise, économie, Comptabilité,... à Marseille.

L’assistant·e de direction est chargé·e d’assister le directeur général de services (DGS) dans l’organisation et la coordination quotidienne de son activité quotidienne, ses interactions internes et externes. Il·Elle participe à la gestion de l’information ainsi qu’à l’organisation des instances décisionnelles et consultatives.

Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale.

• Assister le DG dans l’organisation quotidienne de leur travail
• Organiser l’agenda du DG, assurer l’organisation, la préparation et le suivi de leurs réunions
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d’information et orienter vers le service concerné
• Assurer l’organisation des rendez-vous et des déplacements
• Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

Gestion de l’information

• Favoriser la circulation et les flux d’information
• Traiter les correspondances destinées à la Direction générale
• Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers
• Assurer la gestion de l’ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

Contribution à l’organisation des instances consultatives et décisionnelles de l’établissement

• Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
• Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances
• Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs ...)

Gestion administrative

• Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d’archivage
• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale des services
• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures…)

Profil

Compétences opérationnelles :
• Première approche en comptabilité/gestion
• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint
• Comprendre, analyser et gérer l’information
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
• Savoir organiser une bonne circulation de l’information auprès des divers interlocuteurs pour créer un climat propice aux échanges et au dialogue
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d’archivage
• Maîtriser les outils de Bureautique
• Veiller au respect et à la bonne application de la réglementation et des procédures
• Veiller au respect des calendriers et des échéances
• Aimer travailler en équipe et au contact du public et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Savoir rendre compte très régulièrement de l’état d’avancement des dossiers
• Excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles

Compétences comportementales :

• Travailler en équipe
• Savoir s’adapter à ses interlocuteurs
• Participer de manière constructive à l’amélioration des tâches et des procédures
• Être très réactif et rigoureux
• Respecter le devoir de réserve et de confidentialité
• Sens de l'initiative et de l'organisation
• Rigueur / fiabilité

Profil recherché :
• Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d’activité

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Nom du recruteur : Flatchr