assistant(e) de site

Réf. 1151447 - publié le 16 décembre 2024

Informations générales

Missions

I-Cube Research vous propose une offre d'emploi dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Administration et gestion d'entreprise, économie, Comptabilité,... à Toulouse.

Sous la direction de la DRH, l’Assistant(e) de site assure l’organisation logistique du site et apporte son support à l’ensemble des équipes présentes.

A ce titre, voici les activités qui lui seront confiées :
- Accueil physique des visiteurs,
- Accueil téléphonique (en dehors des horaire du standard externalisé),
- Gestion du courrier entrant/sortant
- Organisation des déplacements professionnels des salariés (interface avec l’agence de voyage pour gérer l’ensemble des réservations des transports, hôtels…),
- Organisation des événements d’entreprise incluant les réunions sur site ou les visites Clients (réservation de salle, de plateaux repas…),
- Support aux visites d’investisseurs,
- Suivi des véhicules de société, hors entretien (réservation, récupération des pièces administratives…)
- Préparation quotidienne des salles de réunions,
- Coordination des fournisseurs de services pour le site (ménage, plantes, taxis, pressing, …),
- Suivi et commandes des fournitures,
- Contrôle des factures des fournisseurs,
- Support administratif divers (organisation de RDV, suivi des visites médicales, suivi des formations obligatoires, mise en forme de document…),
- Support (back-up) des autres assistantes du site en cas de besoin.

Profil

Très bonne communication
Sens du service et de l’accueil
Rigueur et organisation
Autonomie
Bon niveau d’anglais

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Nom du recruteur : Flatchr