Assistant projet / Document Controller (F/H)

Réf. 618204 - publié le 17 avril 2024

Informations générales

Missions

ENERJIA vous propose une offre d'emploi dans les domaines Industries, Bureau d'études, Ingénierie à Cassis.

Chez ENERJIA, nous sommes bien plus qu'une société de conseil opérationnel et d'ingénierie. Nous sommes les acteurs clés de la transformation dans les secteurs de l'énergie, de l'eau, de l'environnement, de la construction industrielle et des transports, en France et à l'international. Nous sommes fiers de proposer une gamme complète de services pour soutenir nos clients tout au long de leurs projets, où qu'ils soient dans le monde.

Nos Compétences Multiples pour un Monde en Évolution :
Chez ENERJIA, nous rassemblons des consultants spécialisés, des experts en management de projet, en ingénierie, en R&D et en opérations. Notre équipe apporte son soutien aux clients tout au long des différentes phases de leurs projets complexes, en apportant des solutions sur mesure et en relevant les défis les plus audacieux.

Mobilisation et Externalisation Mondiale :
Nous répondons aux besoins de mobilisation et d'externalisation de cadres et d'ingénieurs à fort potentiel. Notre objectif est de permettre à nos clients de mettre en place rapidement des équipes projets internationales hautement qualifiées, prêtes à intervenir dans de nombreux pays.

Nos Consultants, les Meilleurs dans leur Domaine :
Nos consultants sont des cadres et des spécialistes qui ne connaissent pas de frontières. Mobiles à l'international, ils possèdent une expérience approfondie dans des domaines diversifiés, notamment le pétrole et le gaz, la pétrochimie, l'énergie, les énergies renouvelables, l'eau, l'environnement, la construction industrielle, les infrastructures maritimes, les télécommunications et les transports. Ils sont les moteurs de l'innovation et du progrès dans leurs secteurs respectifs.

Joignez vous à Nous et Façonnez l'Avenir avec ENERJIA :
Si vous êtes un professionnel talentueux, mobile à l'international, passionné par les défis techniques et motivé pour faire partie d'une équipe dédiée à l'excellence, ENERJIA est l'endroit où vous pouvez donner libre cours à vos aspirations!


Afin de renforcer nos équipes, nous recherchons pour notre client du secteur de l'industrie un Assistant projet / Document Controller F/H.

Sur la partie gestion de projet :
- Organiser, réserver les voyages trains avion hôtel voiture taxi du personnel projet et ou du personnel extérieur travaillant sur cassis et le site de construction en optimisant les tarifs et en respectant la politique voyage de la société, (Outil KDS)
- Coordination de transport entre l'assistant à Cassis et la logistique locale
- Gérer l'obtention des visas et autres documents nécessaires au voyage du personnel projet et suivre leur validité,
- Rédiger les ordres de voyage pour le personnel du projet les faire valider par le chef du projet et la direction,
- Suivi et validation des factures relatives aux voyages logistiques personnels du projet sur la GED
- Rédaction des fiches pays (renseignement sur la sureté locale, info des gouvernements, sur l'accueil du personnel dans le pays destination)
- Organiser les réunions projets rédiger le procès-verbal,
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines du personnel projet dossier du personnel ordre de mission visite médicale et gestion des temps pièce d'identité

Sur la partie contrôle des documents :
- Ecriture de la procédure de la communication et son suivi entre le client et les sous-traitants (MDR)
- Editer diffuser classer l'ensemble des documents en conformité avec la procédure établie de doc control
- Garantir la traçabilité de la documentation liée au projet et veiller au respect des plannings de transmission de document
- Tenu et mise à jour du Master Document Registrer
- Gestion de l'archivage des documents transmis et échangés sur le serveur du projet
- Suivi des échanges et commentaires sur document entre les parties
- Gestion du planning de réponse
- Mettre en place l'outil d'échange documentaire – SharePoint

Profil

Vous disposez de 3 à 5 ans d'expérience sur un poste en assistance de direction Documentaliste et vous souhaitez vous ouvrir à la gestion de projet dans le domaine de l'industrie. Voici les compétences demandées :

COMMUNICATION (au sein de l'équipe)
- Maitrise de l'anglais indispensable (écrit, parlé, lu)
- Bonne élocution
- Aisance relationnelle

ORGANISATION
- Faire preuve d'organisation et de rigueur
- Etre force de propositions
- Faire preuve de disponibilité
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve d'autonomie et d'adaptation

ANALYSE
- Savoir gérer les priorités
- Savoir transmettre les informations

TECHNIQUES
- Maitrise de l'outil informatique (Office 365 : Word, Excel, Powerpoint, SharePoint)
- Connaissance de notre secteur d'activité
- Aisance rédactionnelle (anglaise, française)
- Maitrise de l'orthographe
- Bonne maitrise des techniques commerciales
- Bonnes connaissances du domaine du secrétariat

Poste basé à Cassis (13), à pourvoir à partir du 13 mai.

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Nom du recruteur : ENERJIA