chargé d'accueil et des services généraux (h/f)

Réf. 1218059 - publié le 9 janvier 2025

Informations générales

Missions

Shark Robotics vous propose une offre d'emploi dans les domaines Services aux entreprises, Autres tertiaires à La Rochelle.

🧑‍💼 NOUS RECRUTONS :
Un Chargée d’accueil et des Services Généraux (H/F) à compter de février 2025. Il/elle est garante de certaines tâche administratives et organisationnel du site et gère l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble de nos clients, fournisseurs et prospects.
💼 VOS MISSIONS :
Rattaché/e au Directeur des Opérations, vos missions sont les suivantes :
Gestion administrative
·        Gérer les tâches administratives quotidiennes (classement, archivage, numérisation de documents).
·        Participer à la gestion des contrats et des factures (enregistrement, suivi des paiements, classement).
·        Vérifier la cohérence entre les factures et les bons de commandes
·        Passer des commandes de consommables et d’équipements sur demandes des services de l’entreprise
·        Suivre les prestations d’entretien du bâtiments (maintenance) en lien avec votre responsable.
 
Support organisationnel
* Assurer la préparation des salles de réunion (réservation, mise en place du matériel, repas …).
* Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires.
* Gérer les stocks des consommables du site et passer les commandes nécessaires.
* Veiller au bon fonctionnement des services et infrastructures du bâtiment et commander les interventions nécessaires en lien avec votre responsable.
* Participer à l’organisation d’événements internes (séminaires, formations, événements d’équipe).

 
L’accueil physique et téléphonique
* Assurer l'accueil des visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie et professionnalisme.
* S’assurer que chaque visiteur respecte la procédure réglementaire et de sécurité (plan de prévention à faire remplir, carte d’identité à archiver)
* Gérer le standard téléphonique : filtrer les appels, transmettre les messages et orienter les interlocuteurs vers les services concernés.
* Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement).

Profil

🧑‍💼 VOTRE PROFIL :
* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
* Capacité à gérer un standard téléphonique et à accueillir différents types de publics.
* Aptitude à gérer plusieurs tâches administratives simultanément avec rigueur et organisation.
* Bonne capacité rédactionnelle et orthographique.
* Excellente présentation et sens de l’accueil.
* Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
* Esprit d’équipe et sens du service.
* Réactivité, autonomie et capacité d’adaptation.
* Rigueur et sens de l’organisation.
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Maîtrise de l’Anglais oral et écrit.

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Nom du recruteur : Flatchr