Responsable du service gestion administrative formation

Réf. 747645 - publié le 1 juillet 2024

Informations générales

Missions

Université Du Domicile vous propose une offre d'emploi dans les domaines Enseignement - Formation, Enseignement - Formation, Services aux entreprises, Autres tertiaires,... à Alençon.

Sous la responsabilité de la Directrice Déléguée de l’Université Du Domicile, vous êtes garant(e) des process qualité administratifs des départs en formation. Vous pilotez le traitement quantitatif et qualitatif des dossiers administratifs auprès de vos collaborateurs (25 assistants de formation et 1 responsable adjoint), des financeurs et des organismes de formation sous-traitants.

Vous participez à la réflexion et mise en place de divers projets (pilote, co-pilote ou expert métier).

Les principales missions recouvrent les axes suivants :

* Manager l’activité dans son unité :

- Établir un plan d’actions annuel et organiser son activité et celle de ses collaborateurs ;

- Valoriser et développer les compétences de ses collaborateurs ;

- Intervenir dans son domaine de compétences auprès des acteurs internes ou externes à l’Université Du Domicile.

* Garantir la qualité des processus et les procédures du service :

- Définir, mettre en place des outils et des procédures internes (traitement et contrôle de dossiers de formation et des organismes de formation) adaptés en respectant les éventuelles directives des partenaires de l’Université Du Domicile (branche professionnelle, RNCP, APNI, autres financeurs…) ;

- Évaluer les outils et le processus et assurer une démarche d’amélioration continue ;

- Gérer les relations avec les partenaires pour répondre aux exigences qualité dans le traitement des dossiers.

* Piloter la capacité de traitement de l’équipe :

- Analyser et suivre la capacité de traitement de l’équipe ;

- Valider les plannings de l’équipe ;

- Anticiper les changements, les évolutions impactant la gestion interne administrative des dossiers et adapter les outils et les procédures en fonction ;

- Consolider les informations sur les publics, piloter les tableaux de bord afin d’assurer les reporting pertinents de l’activité.

* Organiser la veille dans son domaine d’activité :

- Assurer un benchmarking des nouvelles tendances et évolutions ;

- Faciliter le partage de bonnes pratiques entre les différentes parties prenantes ;

- Intégrer des réseaux experts de son domaine d’activité.



* Piloter/copiloter des projets :

- Définir les indicateurs de suivi ;

- Intégrer les experts métiers concernés ;

- Organiser, suivre la planification ;

- Centraliser et mettre à jour les documents de pilotage.

Profil

Nous sommes à la recherche d’un(e) professionnel(le) titulaire d'un diplôme de niveau Bac + 4/5, avec une réelle expérience (3 ans minimum) dans le management d’un service et la gestion administrative de dossiers et de projets.

Vous avez envie de rejoindre une société en pleine évolution et dans un secteur en croissance, vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à piloter plusieurs activités, dans un esprit de partage, d’engagement et d’inventivité, vous êtes doté(e) d'une importante rigueur et d’une capacité d'organisation et vous avez une expérience réussie dans le management d'une équipe nombreuse : ce poste est fait pour vous.

Votre polyvalence et votre curiosité sont des atouts majeurs pour ce poste. L’expérience au sein d’un organisme de formation ou d’un OPCO est un plus. Vous maîtrisez le pack office.

La diversité occupe une place importante au sein du groupe Domicile & Compétences, nous nous engageons notamment en favorisant l’égalité professionnelle et l’emploi des travailleurs en situation de handicap. A compétences équivalentes, ce poste est ouvert tous.

Poste basé à Alençon en CDD de 12 mois, statut cadre

Date de démarrage souhaitée : 02/09/2024

Organisation du travail en mode hybride (possibilité de 1 à 2 jours de télétravail par semaine)

Rémunération sur 13 mois selon profil et expérience + avantages

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Nom du recruteur : Université Du Domicile