Assistant(e) administratif des Services Techniques (H/F)

Réf. 1207863 - publié le 6 janvier 2025

Informations générales

Missions

Institut Curie vous propose une offre d'emploi dans les domaines Santé - Social, Hôpitaux, Médecine à Paris.

Description du poste

Au sein du Centre de Recherche de l'Institut Curie sur le site de Paris, vous intégrez la Direction des Services Techniques.
Rattaché(e) au Responsable adjoint de l'équipe composée de 6 personnes, vous serez en charge des missions suivantes :



Missions principales :
1. Recueillir et traiter les informations nécessaires aux collaborateurs et aux collègues
2. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
3. Assister la direction dans la préparation, l'exécution et le suivi de la gestion administrative
4. Tenir à jour les données des activités, les tableaux des bords, la documentation générale de la direction



Activités principales :
1. Information et orientation des interlocuteurs, internes et externes :
Gestion des canaux d'informations : surveillance, alerte, information et orientation des différents publics
Aide à la formulation des demandes, au bon usage des outils, mise à disposition des procédures, notes et consignes
Mise à jour des pages du site intranet dédié à la direction des services techniques



2. Exécution des actes de gestion administrative courante :
Gestion des agendas et des activités récurrentes : prise de note, rédaction et diffusion de compte-rendu
Gestion du courrier, collecte, mise en forme, reproduction, diffusion, classement numérique et archives
Préparation et mise en validation des actes engageants : ordre de service, décision, etc.
Suivi des dossiers individuels des agents de la direction : congés, absences, évaluations, habilitations



3. Exécution des actes de gestion budgétaire courante :
Participation à la gestion des budgets d'exploitation, maintenance et travaux de la direction
Rédaction, notification et suivi des bons de commande, collecte des admissions et réceptions, rapprochement de factures
Suivi des enveloppes budgétaires, surveillance et alerte
Mise à jour des tableaux de suivi des marchés d'approvisionnements, fournitures, prestations de services et travaux



4. Assistance au suivi des activités de la Direction :
Collecte et mise à jour des demandes, traitements des données, mise à jour de tableaux de bords
Gestion des réclamations : orientation des retours des demandes d'interventions
Relance des intervenants, fournisseurs, prestataires et entrepreneurs de travaux
Mise à jour des documents de synthèse et rapports d'activités de la direction

Activités Associées :
Coordination avec sa collègue assistante administrative du site d'Orsay
Correspondante des services RH, Finances, etc.

Profil

Profil recherché

Formation et expérience
- Niveau Bac+2
- Expériences professionnelles similaires souhaitées dans le secrétariat et l'assistance d'un service technique

Compétences et qualités requises
- Maîtriser les logiciels bureautiques du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint
- Maîtriser les tâches de secrétariat classique (gestion d'agenda, réception, accueil téléphonique, etc.)
- Sens de l'organisation et de la méthodologie
- Réactivité et rigueur
- Gestion des priorités, diplomatie et faculté d'adaptation aux demandes des différents interlocuteurs
- Bonnes capacités relationnelles, d'écoute et communication orale adaptée.


Toutes nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.


Informations sur le contrat


Type de contrat : CDI
Date de démarrage : Dès que possible
Temps de travail : Temps plein (35h/semaine)
Rémunération : Selon les grilles en vigueur
Avantages : Restauration collective, prise en charge du titre de transport annuel à 70%, mutuelle d'entreprise, CSE
Localisation du poste : Paris 5eme
Fourchette salariale : Selon les grilles en vigueur


Contact

Please send your CV, letter of motivation and 2 references

Publication date: 06/01/2025
Deadline for application: 29/02/2025



L'Institut Curie est un employeur inclusif respectant l'égalité des chances.
Il s'engage également à appliquer des normes exigeantes en matière d'intégrité de la recherche.
https://euraxess.ec.europa.eu/sites/default/files/brochures/eur_21620_en-fr.pdf

Postuler

Nom du recruteur : Beetween | Réf : gg234dr0zq-1