ALTERNANCE - Assistant(e) Pôle Administratif H/F

Réf. 1313564 - publié le 17 mars 2025

Informations générales

Missions

INSTITUT PASTEUR vous propose une offre d'alternance dans les domaines Administration, secrétariat, Secrétariat de direction à Paris.

Le PAD a pour mission d'accompagner les responsables des plateformes regroupées au sein du C2RT (plateformes technologiques) et du C2RA (ressources animales) dans leurs activités.

Au sein des équipes des plateformes technologiques, et en lien avec votre tutrice, vous fournirez un soutien administratif.

Missions :
- Etre le relais d'information au sein du service
- Gérer la documentation et l'archivage
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Organiser et gérer les missions et les déplacements
- Participer à l'organisation de réunions, séminaires
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs et des nouveaux entrants
- Passer des commandes, en assurer le suivi
- Facturer des prestations de service
- Préparer et suivre le budget de la structure et/ou des projets
- Rédiger des comptes rendus et suivre les actions à mener
- Relire et mettre en forme des documents
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, et en vérifier la conformité
- Mettre à jour les pages Web
- Participer aux actions transverses du Pôle Administrait du PAD, notamment pour l'organisation d'évènements au niveau du C2RT ou de la Direction de la Technologie.
- Participer au plan d'amélioration continu du PAD (procédures communes du pôle assistant)

Profil

Profil :
Dans le cadre d'une formation de type BTS Support à l'action managériale - assistant manager ou BTS Gestion des PME, vous justifiez d'une première expérience ou de connaissances dans le domaine administratif.
Vous maîtrisez les logiciels du Pack Office et avez une appétence pour les outils informatiques.
Organisé, adaptable, et curieux vous êtes reconnu pour votre sens de la communication et vous appréciez le travail en équipe.
Vous souhaitez mettre en pratique vos apprentissages théoriques pour accompagner les responsables des équipes du C2RT & C2RA dans leurs domaines d'activités au service de la recherche scientifique.

Les compétences à acquérir ou développer seront les suivantes :
- Acquérir des compétences sur l'organisation des tâches, la communication professionnelle orale ou écrite
- Maîtriser la technique rédactionnelle
- Maîtriser les outils bureautiques et l'utilisation des logiciels de gestion du domaine d'activité
- Maîtriser les techniques de classement, d'archivage
- Maîtriser des techniques de secrétariat
- Savoir analyser une demande et y répondre de manière appropriée
- Savoir rendre compte de son activité
- Savoir diffuser des informations
- Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Développer des capacités relationnelles et acquérir le sens de l'accueil
- Acquérir une autonomie sur le poste et savoir gérer les priorités.

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Vos conditions et environnement de travail :
. Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
. Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
. Salles de sports, 30 activités culturelles, artistiques, sportives sur le campus
. Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
. Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)
. Univers multigénérationnel et qui favorise l'égalité des genres
. Une communauté active d'alternants qui se réunit régulièrement
. Et... un réseau d'alumni pour l'après (ainsi qu'une belle ligne sur le CV !)

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Nom du recruteur : Hélène REYNIER LEGERON