Administration, secrétariat (Administration et gestion d'entreprise, économie, Secrétariat de direction)

Assistant de direction au cabinet de communication, H/F, en apprentissage

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Assistant de direction au cabinet de communication, H/F, en apprentissage

Mozaïk RH - Ministère
Paris (75)
Réf. 29891436 - publié le 27 septembre 2020
  • alternance
  • 12 mois
  • Bac +2
  • BTS/DUT
  • Bac
  • Bac pro
  • 1 poste
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Informations générales

Domaine de formation Administration, secrétariat (Administration et gestion d'entreprise, économie, Secrétariat de direction)
Niveau d'études Bac +2 - BTS/DUT - Bac - Bac pro
Infos localisation Paris 14ème

Missions

Mozaïk RH - Ministère vous propose une offre de alternance dans les secteurs Administration, secrétariat (Administration et gestion d'entreprise, économie, Secrétariat de direction) à Paris (75).

Le groupe Mozaïk RH est, en France, un acteur majeur de l’inclusion économique des talents de la diversité. Fondé en 2008, il développe plusieurs entités qui conjuguent activités commerciales et démarches d’intérêt général : le cabinet de recrutement du même nom, la plateforme de mise en relation Diversifiezvostalents.com et la Fondation Mozaïk.

Nous recherchons pour notre client du secteur institutionnel un assistant de direction au cabinet de communication F/H.

L'alternant(e) en deuxième année de BTS ou en licence professionnelle secrétariat / assistant manager assiste la cheffe du cabinet communication du Ministère dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités en assurant des fonctions d'assistance.

Activités principales :

- Gère la planification de l'agenda de la cheffe du cabinet communication,
- Gère la réception des appels téléphoniques et en assure le filtrage,
- Assure l'accueil physique des visiteurs,
- Gère la boîte mail du secrétariat du cabinet communication,
- Prépare l'organisation des réunions (salles, horaires, éventuels invités et matériel - y compris audio, data et visio conférence) et assure la préparation des réunions (constitution de dossiers, liste des participants et accueil de rencontres et manifestations),
- Met au point et tient à jour et à disposition les informations utiles (fichiers contacts, listes de diffusion),
- Apporte un appui pour la mise en page de documents de présentation, courriers, notes, tableaux, articles et communication
- Tient à jour le tableau des congés,
- Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes,
- Suit la gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement des courriers à l'arrivée et au départ, assurer le suivi de tout courrier, note, parapheur,
- Prend en charge les aspects logistiques (mobilier, commande de fournitures, badges) et les moyens matériels notamment au classement et archivage (papier et numérique),
- Prépare les déplacements (réservation des billets, préparation des ordres de mission et des états de frais) (logiciel CHORUS DT de déplacements temporaires)
- Participe au collectif de travail des assistant(e)s

Spécificités du poste :

- Travail en quadrinôme avec les deux assistant.e.s de la directrice générale et l'assistant.e du chef de service
- Mutualisation des tâches

Profil

- Vous préparez à la rentrée 2020 un Bac+3 assistant manager / assistant administratif / secrétariat OU une deuxième année de Bac+2 BTS assistant manager
- Vous disposez d'une première expérience professionnelle en assistanat ou communication (stage, alternance, cdd...)
- Vous recherchez un contrat d'apprentissage

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