Assistant en gestion administrative (F/H)

Réf. 612364 - publié le 15 avril 2024

Informations générales

Missions

L'École polytechnique vous propose une offre d'alternance dans les domaines Administration, secrétariat, Administration et gestion d'entreprise, économie, Ressources humaines,... à Palaiseau.

OMEGA est le centre de conception en microélectronique de l'Ecole Polytechnique., il est composé d'une douzaine de microélectroniciens qui conçoivent des ASICs pour les détecteurs de physique nucléaire, d'astrophysique et de physique des particules. Ces détecteurs à la pointe de l'état de l'art requièrent des compétences fortes en électronique analogique et numérique pour la réalisation de circuits mixtes. L’assistant en gestion administrative épaulera l’administratrice de l’unité dans la gestion courante du laboratoire. Les tâches qui lui seront demandés seront polyvalente. Il Assurera la coordination et la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein de l’unité. Il participera également aux actions de communication du laboratoire.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
Gestion Financière :
* Établir et suivre les commandes, traiter les services faits, suivi des factures, prévenir le contentieux
* Traiter les demandes d'ordre de missions (confirmation des réservations de l'hébergement et des transports, établissement des états de frais et suivi du remboursement des agents et visiteurs extérieurs) dans le cadre des programmes nationaux et internationaux
* Produire des bilans financiers et administratifs.
* Classer et archiver les pièces comptables et des justificatifs de dépenses
* Soutenir le montage, la programmation du budget et la répartition des crédits nationaux et européens

Gestion RH :
* Préparer en lien avec les services de personnel les dossiers de recrutement, vérifier la conformité réglementaire et la disponibilité des crédits,
* Établir les conventions de stage, gérer les signatures et préparer l'accueil des stagiaires,
* Informer et conseiller les agents contractuels,
* Assurer l'accueil des nouveaux entrants

Gestion administrative:
* Gérer l'infrastructure du laboratoire (logistique, équipements, matériel informatique et de bureau)
* Procéder au traitement et à la diffusion des informations et suivre l'évolution des règles, directives et procédures RH, financières et/ou comptables
* Organiser la gestion des dossiers et de l'archivage
* Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations
* Répondre aux enquêtes et demandes des services financiers des différentes tutelles et partenaires industriels
* Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
* Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
* Participer à la communication interne et externe du laboratoire (Mise à jour du Site Web, lan de communication, actions grands public)

Ce poste est à pourvoir en apprentissage pour 24 mois à Palaiseau (Essonne).

Nous sommes faits pour vous car :
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Vous bénéficierez des avantages suivants :
* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail en fonction du poste
* Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%
* Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
* Des services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit, service médical et assistante sociale sur place
* Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées
* Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix

Rémunération : grille apprentissage
L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Profil

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un Baccalauréat Général, Technologique STMG, ou Professionnel Gestion et Administration, vous intégrez une formation de BTS Gestion de la PME. Vous parlez anglais au niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues). Vous savez utiliser excel, word et powerpoint, êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre capacité à travailler en équipe et votre sens de l'anticipation.

Postuler

Nom du recruteur : L'École polytechnique