Office ou Assistant Manager

Réf. 648874 - publié le 6 mai 2024

Informations générales

Missions

Fédération Française du Bâtiment Grand Paris Île-de-France vous propose une offre d'alternance dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Ressources humaines, Secrétariat de direction à Paris.

MISSIONS :
Au sein du réseau de la FFB, la Fédération Française du Bâtiment Grand Paris Île-de-France est une organisation professionnelle qui a pour vocation de rassembler et représenter les artisans et entreprises de toute taille. Elle accompagne ses adhérents pour toute question professionnelle : juridique, sociale, technique et économique.
Elle propose à ses adhérents une gamme de services complète et accompagne ses élus dans l'exercice de leur mandat auprès des pouvoirs publics. Elle est également impliquée dans la présentation et la promotion des métiers du secteur.
Le Secrétariat Général de la Fédération divisé en 4 pôles :
 Administration Générale
 Service Généraux / Facility et Property Management
 Ressources Humaines
 Comptabilité et Finance
Et qui travaille pour plusieurs entités différentes, recherche pour début septembre un.e alternant.e pour aider principalement l’Assistante de Direction en charge de l’administration générale et des ressources humaines mais aussi le Responsable Facility et Property Management en charge des services généraux et de la gestion immobilière du bâtiment.
Et plus largement, l’alternant.e sera amené.e à effectuer toute mission annexe ou connexe relevant du Secrétariat Général.

PRINCIPALES MISSIONS :

Sous la supervision de l’Assistante de Direction et de sa Responsable
Missions d’assistanat Administration Générale :
 Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs ou collaborateurs
 Gestion des fournitures pour l’équipe
 Rédaction des mails, des courriers ou des comptes-rendus de réunions
 Préparation et organisation des réunions.
 Participation à la communication interne et externe
 Classement et tri de dossiers administratifs

Missions d’assistanat RH :
 Administration du personnel (DUE, contrat de travail, affiliation mutuelle, prévoyance, médecine du travail, gestion AT, gestion entrées et sorties, tenue du registre du personnel, préparation entretiens annuels).
 Collecte des éléments variables de paie.
 Rédaction des notes d’informations aux collaborateurs.
 Tenue et mise à jour des documents réglementaires et registres légaux.
 Assistance au processus de recrutement (dépôt offres emploi, promesses embauche).
 Préparation, sous la supervision de sa hiérarchie, du plan de formation, de sa mise en place et suivi des formations des collaborateurs, préparation des demandes de prises en charge auprès de l’organisme collecteur.
 Diffusion d’informations générales par mail ou par courrier).

Missions pour le Secrétariat Général :
 Plus généralement, toute autre tâche nécessaire au bon fonctionnement de la Direction pour les diverses entités.

Sous la supervision du Responsable Services Généraux /FM et PM et de sa Responsable
Missions pour les Services Généraux :
 Rédaction de mails d’information
 Collecte de données auprès des locataires
 Participation à l’activité du Business Center
 Aide au Traitement des différentes demandes

Profil

Formation :
Vous préparez une formation de niveau licence ou bachelor (licence pro Management PME-PMI ou autre) ou êtes en seconde année d’un BTS Support à l’action managériale, Gestion PME ou autre.

Qualités requises :
• Appétence pour l’organisation ;
• Excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions ;
• Maîtrise des outils numériques (Pack Office et Messagerie) ;
• Sens du relationnel et de la hiérarchie ;
• Bonne capacité à travailler en autonomie.

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Nom du recruteur : BEZ, SADOUL Christel