assistant(e) services généraux et administrative h/f

Réf. 1061022 - publié le 7 novembre 2024

Informations générales

Missions

Vakom ELITE CONSEIL OCCITANIE vous propose une offre d'emploi dans les domaines Administration, secrétariat, Accueil, Administration et gestion d'entreprise, économie, Comptabilité,... à Bordeaux.

ACCUEIL & ADMINISTRATIF
o   Accueil physique
o   Standard Bordeaux
o   Gestion du courrier, si besoin dépôt/retrait à la Poste
o   Classement papier & serveur
o   Gestion des NDF du PDG sur Eurecia
o   Assistanat sur besoins ponctuels de la direction
SERVICES GENERAUX
o   Compilation des besoins du groupe
o   Mise à jour et suivi de la base de données des prestataires ;
o   Gestion des contrats : consultations, abonnements et résiliations par entité
o   Élaboration et mise à jour des différents tableaux de bord, dont (liste non exhaustive) :
 
§  Flotte véhicules et trottinettes, dont assurance
§  Parc de stationnement 
§  Parc téléphonie
§  Parc informatique
§  Flotte copieurs
§  Crèche d’entreprise
§  Contrats relatifs aux locaux : entretien, gaz, electricité, sécurité incendie, obsolescence matériel (extincteurs,) …
§  EPI (casques, chaussures chantier, parka,…)
§  Fournitures
§  Mobilier
§  Courrier Maileva
 
o   Gestion des protocoles sanitaires
o   Gestion des contraventions, dénonciations sur ANTAI 
o   Commandes de fournitures de bureau et entretien
o   Commande de matériel (informatique, Tel, EPI, etc.)
o   Mise en place des bureaux et matériel des nouveaux collaborateurs
o   Veille au maintien du bon entretien du site par les utilisateurs 
o   Gestion déménagement
Missions Administratives pour une des filiales du groupe :
o   Envoi/réception de courrier
o   Rédaction de courrier opérationnels
o   Relecture de documents
o   Classement et archivage
o   Suivi des agréments
o   Enregistrement des contrats clients
o   Suivi des situations entreprises
o   Rédaction offres de prix / contrats / avenants / OS /…
o   Suivi et enregistrement des contrats clients 

Profil

Diplômé d’un BAC +2 de type BTS Assistant de Manager ou Assistant de Direction, ou en gestion d'entreprise
Vous avez un minimum de 3 ans d’expérience avec idéalement une expérience dans une entreprise de BTP ou une petite entreprise d’architectes et /ou Maîtrise d’œuvre
 
Savoir -faire et savoir être recherché :
·      Maîtriser la bureautique, les outils informatiques
·      Savoir lire un contrat et gérer les délais (lanceur d’alerte)
·      Suivre des process
·      Méthodique, ponctuel
·      Calme et posé
·      Gestion des tensions
·      Facilitateur
·      Rigueur

Les avantages de ce poste :
Esprit startup
Locaux dans un hôtel particulier en plein cœur de Bordeaux avec jardin
Mutuelle d’entreprise prise en charge à 100% par employeur
Remboursement des titres de transport à 100%
Titres restaurant
Possibilité de télétravail (1 jour par semaine après la période d’essai)
Salaire : 35K brut annuel
Poste à pourvoir ASAP
 

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Nom du recruteur : Flatchr